Модуль инвентаризации

Крупная компания, управляющая сетью оборудования, размещённого у партнёров по всей стране.

На этом оборудовании размещаются и хранятся товары компании, поэтому его корректное размещение и сохранность напрямую влияют на продажи и работу торговых точек.

Компания работает с сетью торговых представителей, которые регулярно посещают клиентов и должны проверять наличие оборудования, его состояние и соответствие договорённостям с торговой точкой.

Количество оборудования, распределённого по всей стране, исчислялось десятками тысяч единиц.

Контроль его размещения и состояния постепенно превратился в сложную и трудоёмкую задачу.

До внедрения нашей платформы информация об оборудовании хранилась в офисных программах для построения таблиц. Обновление данных происходило вручную, а централизованной системы учёта не существовало.

Это приводило к ряду проблем:

• оборудование регулярно терялось или находилось не там, где указано в документах
• иногда техника или торговые представители могли забрать оборудование, не зафиксировав это в системе
• происходили замены моделей оборудования, но данные в документах оставались прежними
• часть оборудования могла быть утеряна самими владельцами торговых точек
• некоторые точки не посещались очень долгое время, так как не было прозрачного механизма контроля посещений
• невозможно было подтвердить, что оборудование действительно находится в указанной точке прямо сейчас

В результате у компании накапливался большой объём противоречивой информации.

Фактическое расположение оборудования часто не совпадало с данными в документах.

После внедрения платформы компания получила прозрачную систему контроля оборудования по всей стране.

Основные результаты:

• создана единая база данных всего оборудования
• каждое оборудование получило уникальный идентификатор
• полностью восстановлена актуальная информация о размещении оборудования
• значительно сократилось количество потерянного оборудования
• появилась возможность в любой момент проверить, когда точка посещалась в последний раз
• появилась прозрачная система ответственности за каждую единицу оборудования
• процесс инвентаризации стал контролируемым и отслеживаемым в реальном времени
• любые расхождения в данных стали быстро обнаруживаться и исправляться

Организация обратилась за помощью к нашей платформе для построения прозрачной системы учёта оборудования и создания модуля инвентаризации.

Первым шагом стало создание уникального идентификатора для каждой единицы оборудования.

После определения удобного формата хранения данных клиент занялся печатью необходимого количества металлических пластинок с QR- и BAR-кодами и поручил торговым представителям промаркировать существующее оборудование.

Далее мы разработали мобильный интерфейс для торговых представителей, который позволил быстро работать с оборудованием прямо на месте.

Теперь процесс работы выглядел следующим образом:

1. Торговый представитель посещает точку.
2. Открывает мобильное приложение.
3. Сканирует QR-код оборудования.

Если оборудование ещё не было в системе, приложение предлагало создать новую запись и заполнить информацию о:

• типе оборудования
• торговой точке
• модели и характеристиках

Если оборудование уже существовало в базе, после сканирования представитель видел информацию о точке и мог подтвердить её корректность.

Каждый процесс инвентаризации сопровождался обязательной фотографией с камеры телефона.

Загрузить изображение из галереи было невозможно. Это гарантировало, что сотрудник действительно находится на месте и взаимодействует с оборудованием.

Каждое действие фиксировалось в системе:

• создание оборудования
• изменение данных
• подтверждение информации
• проведение инвентаризации

Все действия формировали журнал логов, который можно было просмотреть в любой момент.

Каждый торговый представитель получил страницу со списком закреплённых за ним торговых точек и оборудования, которые необходимо регулярно проверять.

Представители заказчика могли наблюдать процесс инвентаризации в реальном времени, видеть статус точек и быстро обнаруживать проблемы.

Если оборудование пропадало или не проходило инвентаризацию, это сразу становилось заметно в системе, и можно было быстро определить ответственного за объект.

В результате сложный клубок противоречивых данных постепенно распутался.

По мере проведения инвентаризации сотрудники находили ошибки, исправляли их, и актуальное местоположение оборудования автоматически обновлялось в системе.

Компания получила прозрачный контроль над десятками тысяч единиц оборудования по всей стране и возможность управлять ими из одного интерфейса.